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Mit dem Ziel, das Papierlose Büro

Aus einer grünen Perspektive auf das Papierlose Büro - Dummies

Aus grüner Sicht ist die Reduzierung des Papierverbrauchs entscheidend. Papier wird aus Bäumen gewonnen, die eine rückläufige natürliche Ressource sind. Vergeudetes Papier bedeutet, dass nicht nur das Holz verschwendet wird, sondern auch die Chemikalien und Energie, die für die Verarbeitung des Papiers aufgewendet wurden. Es wird mehr Papier recycelt als je zuvor, aber selbst beim Recycling von Papier wird Energie verbraucht, die eingespart werden kann, wenn weniger Papier verwendet wird. (Denken Sie nicht einmal an die eingesparte Menge an Stahl, indem Sie die Anzahl der Büroklammern reduzieren, die zum Zusammenhalten von Papier verwendet werden!)

Auch wenn ein völlig papierloses Büro unrealistisch ist, ermöglicht es Ihnen die Technologie, die Menge an Papier, die Sie bei der Arbeit verwenden, stark zu reduzieren. Verwenden Sie Papier nur dann, wenn es unbedingt erforderlich ist, z. B. für Steuer- und Regierungsvorschriften. Andernfalls verwenden Sie die verfügbare Technologie. Verwenden Sie diese einfachen Vorschläge, um die Verwendung von Papier einzuschränken und Gadgets sinnvoll zu nutzen:

  • Überprüfen Sie Dokumente elektronisch auf Ihrem Computerbildschirm, Laptop, Mobiltelefon oder PDA (Personal Digital Assistant). Je mehr Sie den Bildschirm verwenden, desto einfacher können Sie das Material überprüfen und bearbeiten, ohne es auszudrucken und einen Stift zu verwenden. Diese Tools ermöglichen es Ihnen auch, überall zu arbeiten und sind genauso portabel wie Papier.

  • Verwenden Sie E-Mail und Internetzugang. Fortschritte in diesen Bereichen ermöglichen es Menschen und Unternehmen, E-Mail mit Fax- und Voicemailabruf zu kombinieren.

  • Verwenden Sie einen Scanner, um digitale Versionen von Bildern oder Objekten zu erstellen, damit Sie diese elektronisch austauschen und in elektronische Berichte kopieren können.

  • Nehmen Sie Bilder mit einer Digitalkamera auf, um sowohl Tinte als auch Fotopapier zu speichern, wenn Sie Fotodateien elektronisch verwalten und austauschen.

  • Verwenden Sie anstelle von Papierdokumenten Webseiten, CDs, DVDs oder Speichersticks. Dokumente können gegebenenfalls per E-Mail oder über zugängliche Server ausgetauscht werden, abhängig von Größe und Sicherheitsanforderungen. Unternehmensrichtlinien und Richtliniendokumente können auch auf dem internen Computersystem (Intranet) oder auf CDs oder DVDs veröffentlicht werden, anstatt ausgedruckt zu werden.

  • Dateien in Online-Speichersystemen speichern, die ein zentralisiertes elektronisches Informationsmanagement in einem Netzwerk ermöglichen, auf das jeder im Unternehmen zugreifen kann. Diese Online-Systeme können Hardcopy-Ablagesysteme ersetzen.

    Je mehr Sie der Technologie vertrauen (mit entsprechenden Dateisicherungen), desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie ein Papierablagesystem zur Sicherung Ihrer Computerablagesysteme pflegen müssen.

  • Stellen Sie sicher, dass Benutzer Remotezugriff auf das Unternehmensnetzwerk haben, sodass sie von zu Hause oder von einem anderen Remote-Standort aus auf die Arbeit zugreifen können, ohne einen Haufen von Dokumenten zu durchlaufen.

  • Drucken Sie auf beiden Seiten des Papiers.