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8 Tipps für die Organisation Ihrer Papiere

8 Tipps für die Organisation Ihrer Papiere - Dummies

Wenn Sie mit einem System der Organisation fertig werden, dann ist das ganze Papier in Ihrem Leben durchdacht und geplant. Und es zu nutzen, erfordert Zeit und Mühe. Auf kurze Sicht ist es viel einfacher, Papiere zu stapeln. Auf lange Sicht kann dies jedoch zu großen Kopfschmerzen führen.

Kredit: © iStockphoto. com / Delpixart

Die Zeit und Mühe, eine systematische Art der Organisation Ihrer Papiere zu entwickeln, kann zu weniger Stress und Ärger in Ihrem Leben führen. Versuchen Sie Folgendes beim Erstellen Ihres Dateisystems:

  • Beginnen Sie ganz einfach: Erstellen Sie ein Ablagesystem, das relativ einfach zu bedienen ist. Sie wollen nicht, dass Ihr Dateisystem stressiger ist als der Stress, den es lindern soll.

  • Seien Sie farbenfroh: Dateien in verschiedenen Farben oder Registerkarten und Etiketten in verschiedenen Farben können Ihr Archivsystem nicht nur zu einem Kunstwerk machen, sondern auch das Auffinden verschiedener Themen und Interessen erleichtern.

  • Nicht knausern, wenn Sie einen Aktenschrank kaufen: Investieren Sie in einen Schrank von guter Qualität. Schlecht hergestellte Aktenschränke neigen dazu, im Crunch zusammenzubrechen. Wenn Ihre Akten größer und schwerer werden, kann ihr Gewicht einen billigen Aktenschrank belasten und es den Schubladen schwer machen, sich glatt zu öffnen - oder überhaupt zu öffnen. Und versuchen Sie, einen Schrank zu finden, der Ihren Raum nicht wie ein Büro für Schadensregulierer aussehen lässt. Viele der traditionellen Büroschränke sind groß und, ehrlich gesagt, ziemlich unattraktiv.

  • Bewahren Sie wichtige Dokumente auf, von denen Sie wissen, dass sie sicher sind: Bewahren Sie Ihre Dokumente an einem sicheren Ort auf, aber stellen Sie sicher, dass Sie sie leicht finden können, wenn Sie sie benötigen. Behalten Sie die folgenden Daten im Auge

    • Automobilinformationen

    • Bankkontonummern

    • Geburtsurkunden

    • Kreditkartennummern

    • Urkunden

    • Wichtige Belege

    • Anweisungen

    • Versicherungspolicen

    • Darlehensverträge

    • Heiratsurkunde

    • Krankenakten

    • Hypothekenverträge

    • Pässe

    • PIN-Nummern

    • Schulabschriften

    • Dienstleistungsaufträge

    • Steuererklärungen (letzte 5 Jahre)

    • Garantien > Wills

    • Einige dieser Kategorien schreiben eine eigene Datei vor. Einige, wie Ihre wichtigen Zahlen, können kombiniert werden. Für die wichtigeren Dokumente sollten Sie die Originale in einem Safe oder in einem Safe aufbewahren und Kopien in Ihren Dateien aufbewahren.

    Vermeiden Sie Niedermähren:

  • Der häufigste Fehler, den Menschen bei der Erstellung eines Dateisystems machen, ist es, zu spezifische Kategorien zu finden. Zum Beispiel passt eine Datei mit dem Titel "Reiseberichte über Untermähren" nicht gut in Ihr System, es sei denn, Sie planen definitiv, dorthin zu gehen, oder Sie schreiben Ihre Masterarbeit zu diesem Thema.Wenn Sie so weitermachen, werden Sie in kürzester Zeit mit Dateiordnern überhäuft, und Sie werden eine Zeit lang alles finden müssen - wenn Sie es jemals wollen. Beginnen Sie mit weniger, breiteren Kategorien. Legen Sie niemals alle Ihre Papiere in einen Korb:

  • Ein von der Organisationsexpertin Stephanie Culp beschriebener Ansatz schlägt vor, dass Sie für Ihr Papier vier Körbe haben (zusätzlich zum äußerst wichtigen Papierkorb): :

    • Die durchsichtige Art funktioniert am besten. A To Pay Korb:

    • Auch hier funktioniert der Draht am besten. A Zum Aktenkorb:

    • Verwenden Sie einen größeren Weidenkorb. A Zum Korb lesen:

    • Versuchen Sie einen noch größeren Weidenkorb mit Griffen. Culp empfiehlt, dass Sie Ihren Aufgabenkorb oben auf Ihrem To Pay-Korb auf Ihrem Schreibtisch stapeln. Bewahren Sie den To-File-Korb unter Ihrem Schreibtisch auf, um Ihre unmittelbaren Papierbedürfnisse zu umgehen. Sie können den To-Read-Korb in einem anderen Teil Ihres Zuhauses aufbewahren - z. B. in Ihrem Schlafzimmer oder Arbeitszimmer - damit Sie Ihre Lektüre nachholen können, wann immer sich die Gelegenheit ergibt.

    Machen Sie sich zur Gewohnheit:

  • Suchen Sie sich während der Woche eine Zeit, um den Ordner "In Datei" zu leeren und die benötigten Papiere abzulegen. Diese Aufgabe sollte wirklich nicht lange dauern - 15 oder 20 Minuten sollten es tun. Feineinstellung später:

  • Zu ​​einem späteren Zeitpunkt können Sie sich ansehen, was in Ihren Dateien enthalten ist. In der Regel stellen Sie fest, dass eine Datei nicht oder nur unzureichend belegt ist. Wenn Sie feststellen, dass Sie nur ein oder zwei Dinge in einem Dateiordner haben, suchen oder erstellen Sie eine Datei, deren Umfang größer ist. Wenn Sie feststellen, dass ein Ordner mit Beiträgen überfüllt ist, können Sie Unterkategorien entweder nach Thema oder nach Datum erstellen.